← Poradnik

Jak zamówić odpis aktu urodzenia, ślubu lub zgonu

Akt dziadka czy pradziadka z urzędu stanu cywilnego to często pierwszy dokument, który zdobędziesz. Są w nim imiona rodziców, a więc kolejne pokolenie. Odpis zamówisz w dowolnym urzędzie w Polsce, także listownie.

Czy akt jest jeszcze w urzędzie

Urząd stanu cywilnego przechowuje akty urodzenia przez 100 lat, a akty małżeństwa i zgonu przez 80 lat. Potem w ciągu 2 lat przekazuje je do archiwum państwowego. Starsze akty są więc w archiwach albo w parafiach. Sprawdzisz to w narzędziu Gdzie są akta.

Kto dostanie odpis

Bez dodatkowych dokumentów odpis dostanie:

• osoba, której akt dotyczy, i jej małżonek;
• jej zstępni, czyli dzieci, wnuki, prawnuki i dalsi potomkowie, oraz wstępni, czyli rodzice, dziadkowie, pradziadkowie;
• jej rodzeństwo;
• jej przedstawiciel ustawowy albo opiekun.

Akt pradziadka czy prababci dostaniesz więc bez kłopotu. Inaczej jest z dalszą rodziną: np. akt brata dziadka dostanie tylko ktoś, kto wykaże interes prawny i przedstawi na to dokumenty. Łatwiej poprosić o odpis kogoś z jego potomków. Wniosek możesz złożyć też przez pełnomocnika.

Który odpis wybrać

• Odpis zupełny (33 zł) powtarza dokładnie treść aktu z chwili jego sporządzenia, razem z późniejszymi zmianami, np. zmianą nazwiska. Do poszukiwań przodków wybieraj ten.
• Odpis skrócony (22 zł) podaje tylko aktualną treść aktu — bywa w nim mniej informacji.
• Wielojęzyczny odpis skrócony służy do spraw za granicą — do poszukiwań się nie przyda.

Zdjęcie aktu — bezpłatnie

Akt sporządzony w papierowej księdze możesz też sfotografować sam, bez opłat. Zobaczysz wtedy oryginał: pismo, podpisy, dopiski na marginesie. Zdjęcie nie ma mocy dokumentu urzędowego, ale do poszukiwań wystarczy. Wniosek składasz w urzędzie, w którym jest oryginał, i pokazujesz dowód osobisty; zdjęcie robisz własnym aparatem albo telefonem. Termin najlepiej ustal z urzędem telefonicznie. Prawo do zdjęcia mają te same osoby co do odpisu. Kierownik urzędu może odmówić, jeśli księga mogłaby się uszkodzić.

Jak złożyć wniosek

Wniosek złożysz w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Polsce — nie musi to być urząd, w którym sporządzono akt.

• Listownie. Napisz wniosek (wzór niżej), wpłać opłatę na rachunek urzędu, do którego go wysyłasz, i dołącz potwierdzenie przelewu. Numer rachunku jest zwykle na stronie urzędu.
• W urzędzie. Weź dowód osobisty. Formularz wniosku dostaniesz na miejscu, a wiele urzędów ma go też na swojej stronie.
• Przez internet — usługą „Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego” na gov.pl. Potrzebny jest profil zaufany albo e-dowód, a od 1 stycznia 2026 r. także adres do e-Doręczeń. Odpis możesz wtedy odebrać w urzędzie, dostać pocztą (bez opłaty za przesyłkę) albo na skrzynkę e-Doręczeń. Przy płatności przez internet opłata rośnie o 59 groszy prowizji.

Co napisać we wniosku

Podaj imię i nazwisko osoby oraz datę i miejsce urodzenia, ślubu albo zgonu — choćby w przybliżeniu. Przy akcie ślubu dopisz imię i nazwisko współmałżonka. Jeśli znasz numer aktu i urząd, który go sporządził (np. z innego dokumentu albo z Geneteki), też je podaj — urzędnik szybciej znajdzie akt. Napisz, kim jest dla Ciebie ta osoba.

Fragmenty w nawiasach kwadratowych zastąp swoimi danymi, a niepotrzebne usuń. Jeśli chcesz odebrać odpis osobiście, napisz to zamiast prośby o przesłanie pocztą.

Ile kosztuje i ile się czeka

• odpis zupełny — 33 zł, odpis skrócony — 22 zł;
• pełnomocnictwo, jeśli sprawę załatwia ktoś za Ciebie — dodatkowo 17 zł;
• zdjęcie papierowego aktu — bezpłatnie.

Odpis do poszukiwań rodzinnych jest płatny: bezpłatnie wydaje się go tylko w sprawach wymienionych w ustawie o opłacie skarbowej, np. do dowodu osobistego czy w sprawach ZUS.

Jeśli akt jest już w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego, odpis dostaniesz w ciągu 7 dni. Jeśli jest tylko w papierowej księdze — a tak jest z wieloma aktami sprzed 1 marca 2015 r. — urząd ma 7 dni roboczych, gdy księga jest u niego, i 10 dni roboczych, gdy jest w innym urzędzie.

Jeśli urząd odmówi (np. uzna, że nie masz prawa do odpisu), wyda decyzję. Masz 14 dni, żeby się od niej odwołać do wojewody — za pośrednictwem tego samego urzędu.

Gdy urząd nie ma aktu

• Akty sprzed 1946 r. prowadziły w większości kraju parafie. Jeśli urząd nie ma aktu, zapytaj w parafii albo w archiwum diecezjalnym.
• Dawne Kresy Wschodnie (dziś Litwa, Białoruś, Ukraina): część ksiąg trafiła po wojnie do Polski. Nowsze ma Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy (tzw. księgi zabużańskie), a starsze niż 100 lat przekazuje do Archiwum Głównego Akt Dawnych w Warszawie.
• Akty starsze niż 100 i 80 lat są w archiwach i parafiach — zacznij od Geneteki.

Dalej: Jak szukać przodków w Genetece →