← Poradnik

Jak zamówić skan aktu z archiwum państwowego

Gdy akt jest w archiwum państwowym, ale nie ma go w internecie, możesz zamówić jego kopię albo obejrzeć księgę w czytelni. Korzystanie z akt w czytelni jest bezpłatne. Płaci się za kopie i za poszukiwania, które robi pracownik archiwum.

Najpierw sprawdź internet

Wiele ksiąg z archiwów państwowych jest już zeskanowanych — zobacz, gdzie szukać skanów. Skan z internetu pobierzesz sam i za darmo. Archiwum w Łodzi wprost pisze w cenniku, że nie robi kopii materiałów, które są już dostępne w sieci, a w Bydgoszczy kopia z gotowego skanu kosztuje 0 zł.

Kopia czy poszukiwania — duża różnica w cenie

Archiwum dzieli zamówienia na dwa rodzaje. Jeśli dokładnie wskażesz dokument — w Bydgoszczy: zespół, sygnaturę księgi i numer strony (karty) — zamawiasz samą kopię. Jeśli nie, pracownik musi akt znaleźć, a to jest płatne poszukiwanie (kwerenda), liczone od czasu pracy.

Skąd wziąć te dane:

• numer aktu — z indeksu, np. w Genetece;
• zespół i sygnaturę — z opisu księgi w szukajwarchiwach.gov.pl (wygląda np. tak: 5/550/0/-/2) albo z ikonki „Z” przy wyniku w Genetece, która mówi, gdzie jest księga.

Ile to kosztuje

Każde archiwum ma własny cennik, zwykle na swojej stronie w części o udostępnianiu albo usługach. Dla przykładu — archiwa w Bydgoszczy i w Łodzi w 2026 r.:

• Poszukiwania: za każde rozpoczęte pół godziny 25 zł w rękopisach po polsku i 30 zł w rękopisach w obcym języku. Księgi metrykalne to rękopisy, więc godzina poszukiwań w aktach po łacinie, rosyjsku czy niemiecku kosztuje 60 zł.
• Kopia z gotowego skanu: 0 zł. Nowa kopia cyfrowa w Bydgoszczy: 2 zł (300 ppi) albo 3 zł (600 ppi).
• Wydruk albo kserokopia A4: 1 zł czarno-biała, 3 zł kolorowa. Do tego koszt przesyłki, jeśli chcesz ją dostać pocztą.

Przed poszukiwaniami archiwa często chcą zaliczki: w Łodzi 60 zł, w Lublinie równowartość godziny poszukiwań. W Łodzi, gdy poszukiwania nic nie dadzą, zaliczka nie wraca. Zwykle archiwum najpierw podaje wycenę, a pracę zaczyna po Twojej akceptacji i wpłacie na konto.

Co napisać w zamówieniu

Archiwum w Bydgoszczy pisze wprost, że samo imię i nazwisko nie wystarczy. Podaj:

• imię i nazwisko, a u kobiety także nazwisko panieńskie;
• miejscowość z gminą albo powiatem — w Polsce jest wiele miejscowości o tej samej nazwie;
• przynajmniej przybliżoną datę urodzenia, ślubu albo zgonu;
• wyznanie, bo parafie różnych wyznań prowadziły osobne księgi;
• swoje imię, nazwisko i adres — archiwum wymaga ich w zamówieniu.

Archiwum może odmówić, gdy nie da się ustalić, czego szukać, i nie prowadzi zbyt szerokich poszukiwań, np. „wszystkich osób o nazwisku …”. Takimi zajmują się odpłatnie prywatni genealodzy.

Jak wysłać: sprawdź na stronie archiwum. Bydgoszcz i Lublin przyjmują zamówienia także e-mailem, a Łódź zaczyna poszukiwania po piśmie złożonym osobiście albo listem. Czas oczekiwania zależy od liczby zamówień.

Czytelnia

W czytelni archiwum przejrzysz księgi sam i bezpłatnie.

• Zapowiedz wizytę — w Bydgoszczy archiwum prosi o wiadomość co najmniej dwa dni wcześniej, a przy pierwszej wizycie w roku o formularz „Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego”.
• Księgi, które mają skany, czytelnia w Bydgoszczy udostępnia na komputerze, a nie w oryginale.
• Zdjęcia akt do własnych potrzeb są bezpłatne, np. w Łodzi — sprawdź regulamin czytelni swojego archiwum.
• Z ksiąg sprzed 1800 r. archiwa mogą nie robić kopii: w Łodzi żadnych, w Bydgoszczy kserokopii. Wtedy zostaje czytelnia.

Kopia do sprawy urzędowej

Do sądu albo urzędu potrzebna jest kopia uwierzytelniona (potwierdzona za zgodność z oryginałem). W Bydgoszczy wymaga to własnoręcznie podpisanego wniosku z oświadczeniem o stopniu pokrewieństwa i celu. E-mailem taki wniosek wyślesz tylko z podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym. Płaci się wtedy tylko opłatę skarbową, a nie według cennika.

Dalej: Jak napisać do parafii lub archiwum diecezjalnego →