← Poradnik

Jak napisać do parafii lub archiwum diecezjalnego

Księgi, których nie ma w archiwach państwowych ani w internecie, są w parafii albo w archiwum diecezjalnym. Nie ma tu jednego cennika ani jednych zasad — każda diecezja ustala swoje. Dobrze przygotowany list daje największą szansę na odpowiedź.

Najpierw sprawdź, gdzie są księgi

• W internecie. Zajrzyj do Geneteki i skanów ksiąg — część ksiąg parafialnych jest już zeskanowana.
• W archiwum państwowym. Z dawnego Królestwa Polskiego drugi egzemplarz akt (od 1808 r.) jest często w archiwum państwowym, a nowszy — w urzędzie stanu cywilnego. Podpowie to narzędzie Gdzie są akta, a kopię zamówisz tak, jak opisujemy w artykule o zamawianiu skanu z archiwum.
• W parafii albo w archiwum diecezjalnym. Wpisz nazwę miejscowości w Katalogu Zasobów Metrykalnych Polskiego Towarzystwa Genealogicznego. Przy parafii jest jej adres, telefon i diecezja, a bywa też informacja, z których lat księgi są w archiwum diecezjalnym.

Pamiętaj, że wieś mogła należeć do parafii w sąsiedniej miejscowości. Pisz do parafii, a nie do wsi.

Co może parafia

Według dekretu Episkopatu z 2018 r. o ochronie danych osobowych księgi parafialne — ochrzczonych, zaślubionych, zmarłych — są zbiorami danych osobowych. Dekret pozwala sporządzać z nich wypisy do badań historycznych, ale do tego nie zobowiązuje. O tym, czy i jak odpowie, decyduje parafia albo archiwum diecezjalne.

Dlatego w liście:

• podaj jak najwięcej danych: imię i nazwisko, imiona rodziców, przybliżoną datę i wieś — poszukiwania w odręcznych księgach zajmują dużo czasu;
• napisz, kim jesteś dla osoby z aktu i że chodzi o poszukiwania rodzinne;
• zapytaj o koszty — nie ma jednego cennika;
• podaj e-mail albo dołącz kopertę zwrotną ze znaczkiem.

Archiwum diecezjalne

Wiele diecezji przenosi księgi z parafii do swoich archiwów. Zasady są różne, więc przed wizytą przeczytaj regulamin na stronie archiwum. Dla przykładu Archiwum Diecezjalne w Zielonej Górze:

• przyjmuje pisma e-mailem albo pocztą; trzeba podać, kogo szukasz, lata, parafię, swoje dane z adresem i telefonem oraz cel poszukiwań — pism bez tych informacji nie rozpatruje;
• termin wizyty ustala dopiero po pozytywnej odpowiedzi, a na tydzień przed nią prosi o listę ksiąg z sygnaturami; jedna osoba dostaje do 5 ksiąg dziennie;
• własne poszukiwania na miejscu są bezpłatne, ale fotografować akt nie wolno — skan zrobiony przez pracownika kosztuje 5 zł, a godzina zleconych poszukiwań 60 zł;
• powołując się na dekret Episkopatu, nie udostępnia danych z ksiąg ochrzczonych z ostatnich 100 lat, zaślubionych z 60 lat i zmarłych z 50 lat.

Inne archiwa diecezjalne mogą mieć inne terminy, ceny i zasady fotografowania.

Gdy nie ma odpowiedzi

Parafia nie musi odpowiedzieć, a kancelaria bywa czynna tylko w wybrane dni. Zadzwoń w godzinach pracy kancelarii — są zwykle na stronie parafii. Zapytaj też w archiwum diecezjalnym, czy nie ma ksiąg z tych lat.

Dalej: Przodkowie z Kresów: od czego zacząć →